Wo hakt es im Projektgeschäft

Bei der Angebotskalkulation haben Sie die Zeit berechnet, die Ihre Techniker vermutlich benötigen, um den kompletten im Leistungsverzeichnis genannten Leistungsumfang zu erledigen. Dies geschieht meist über die den einzelnen Positionen hinterlegten Lohnminuten.

Gegebenenfalls mussten Sie mit Ihrem Auftraggeber nachverhandeln. Möglichkeiten der Preissenkung bieten Ihnen die Umstellung des Lohneinkaufes, des Materialeinkaufes, des
weiterlesen -Aufklappen / Zuklappen-

Bei Auftragserteilung steht Ihr Ziel fest. Sie müssen nun das Projekt zu den vorher definierten Werten ausführen und hoffen, dass alle Parameter eingehalten werden. Ihr Risiko liegt nun in vielen Unwägbarkeiten, die dazu führen können, dass Sie bei der Abrechnung von diesen Werten abweichen.

Eine der größten Schwierigkeiten ist die Differenz zwischen Ihrem angebotenen Preis - z.B. Meter Rohr inklusive Lieferung und Montage - und der gängigen Bezahlung Ihrer Mitarbeiter nach Stunden. Diese Stunden berechnen sich nicht nach der tatsächlich erbrachten Leistung, sondern
nach Anwesenheit im Betrieb. Darauf hat Ihr Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch.

Ihr Mitarbeiter wird von Ihnen im besten Falle mit den Zielzeiten und dem Leistungsverzeichnis ausgestattet und soll nun das Projekt zum Erfolg führen. Sie müssen sich um viele weitere Details kümmern, Ihr Mitarbeiter arbeitet an der Zielerreichung.

Das Projekt hat eine bestimmte Sollzeit, nehmen wir an 500 Stunden, die zur Verfügung stehen. Kennen Sie die Erfahrung: Sie hören von einem Mitarbeiter „Okay Chef, das schaffen wir locker, lass uns mal machen" - bei der Abrechnung stellen Sie erfreut fest, dass nur 400 Stunden benötigt wurden, bekommen aber dennoch die veranschlagten 500 Stunden von Ihrem Kunden bezahlt. Wenn Sie das bereits oft erlebt haben, wird Sie die iDeXs-Lösung wohl kaum interessieren! Denn Sie haben etwas geschafft, was nur wenigen Kollegen gelingt. Denn die Wirklichkeit sieht leider anders aus. Ihr Mitarbeiter verliert nach wenigen Tagen den Überblick über die Zeit und leider oft auch die Motivation, sich hierüber Gedanken zu machen.

Betrachten wir die Situation aus dem Blickwinkel des Mitarbeiters: Sie planen ein Flugzeug zu besteigen. Vorher werden Sie informiert, dass für den Flug der Verbrauch von 10.000 Litern Kerosin kalkuliert und 10.500 Liter getankt wurden. Nach einer Weile sagt Ihnen der Kapitän, dass sie bei Gegenwind leider mehr Kerosin brauchen werden und – schade - leider ist der Tankanzeiger kaputt. Sie würden einen Teufel tun, aber sicher nicht einsteigen.

Genau so ergeht es aber Ihrem Mitarbeiter. Er soll einsteigen und sich bei Gegenwind gefälligst mehr beeilen, damit er am Ziel mit weniger Verbrauch landet. Eine Tankanzeige hat er auch nicht.

Der Vergleich klingt möglicherweise weit hergeholt, jedoch soll hier verdeutlicht werden, dass Ihrem Mitarbeiter wesentliche Instrumente fehlen, um sein eigenes Handeln und den Projektstatus im Vergleich mit der Soll-Vorgabe täglich und zuverlässig messen zu können.

Während eines Projektes mit den Mitarbeitern geführte Gespräche über den Projektstand ergeben meist keine aussagekräftigen Ergebnisse. Es werden zwar viele Begründungen erörtert, warum die Sollzeit wahrscheinlich nicht eingehalten werden kann, jedoch sind diese Begründungen oftmals nur ein Versuch der Rechtfertigung. Eine Produktivitätssteigerung kann aus diesem Verfahren von „Anklage und Verteidigung“ nicht dauerhaft entstehen. Der Unternehmer könnte sich also die Aufregung auch sparen!?

Wäre Ihr Mitarbeiter jedoch von Beginn an täglich und unabhängig mit den wichtigsten Projektzahlen - also Sollzeit und verbrauchte Zeit – vertraut, dann hätte er eine realistische Chance, die Produktivität positiv zu beeinflussen und außerdem über die Steigerung seiner eigenen Produktivität mehr Geld zu verdienen.

Eine solche „Tankanzeige“ ist wohl das wesentlichste Instrument, um ein Ziel sicher erreichen zu können. Wenn jetzt noch ein Kilometerzähler hinzukommt haben Sie gewonnen.

Nun, iDeXs ist genau das. Sie geben Ihre Projektdaten in Ihre iDeXs Datenbank ein.

Dazu gehören Projektname, Sollzeit, Projektnummer usw. Ihr Mitarbeiter nutzt iDeXs zur Erfassung der ausgeführten Leistung. Am Anfang dauert es immer etwas länger, bis man tatsächlich Leistungen erbringen kann. Erst muss mal geprüft werden, was gemacht werden soll, wo, wer ist hier Ansprechpartner usw. Diese ganze Prozedere kennen Sie sicher zu Genüge.

Ihr Mitarbeiter erfasst alle Tätigkeiten per iDeXs und prüft bei jeder Eingabe, ob die Leistung im Leistungsverzeichnis, das Sie Ihm ja mitgegeben haben, enthalten ist oder eine zusätzlich anrechenbare Leistung darstellt. Dies enthaltenen Leistungen werden von iDeXs sofort von den Sollstunden abgezogen. Die zusätzlichen Zeiten werden Ihrem Büro zur Weiterleitung an den Auftraggeber zur Unterzeichnung übergeben.

Ihr Mitarbeiter hat also jederzeit die genaue Kontrolle. Wenn er den nächsten Bericht erstellt, hat er sofort die „Tankanzeige“ vor Augen. Da alles online gebucht wird, sind auch die Zeiten der Kollegen, die ebenfalls in dem Projekt tätig sind, erfasst und bereits von der verbleibenden Projektzeit abgezogen. Er weiß jetzt ganz genau, wie viel Zeit ihm und den Kollegen noch zur Verfügung steht. Er wird wahrscheinlich schon jetzt genau darauf achten, Leistungen, die er erbringen muss, nur dann als im LV enthalten anzugeben, wenn er sich wirklich sicher ist, dass dem auch so ist. Lieber wird er auf „Zusätzliche Leistung“ buchen, denn dann bleibt der Tank voller und es besteht mehr Sicherheit, das Ziel in Sollzeit zu erreichen. Wenn er jetzt noch nicht bereit dazu ist, dann aber sicher gleich, wenn er den Kilometerzähler bekommt und er anteilsmäßig das Kerosin behalten darf, das er eben nicht verbraucht hat.

Der Kilometerzähler ist ganz einfach und - man glaubt es kaum – es ist der Mitarbeiter selbst. iDeXs hilft ihm dabei. Ihr Mitarbeiter muss zu jedem Bericht eine eigene Projektbewertung abgeben. Also eine Rücksicht über das bereits Geleistete. Müssen Sie also 10 Badezimmer verfliesen und Ihr Mitarbeiter hat heute eines davon fertig gestellt, dann kann der Mitarbeiter dies sehr gut selbst bewerten. Er sieht bis heute habe ich bereits 10 Stunden verbraucht. Sollzeit waren 110 Stunden. Mit der Eingabe „10 % des Projektes erledigt“ meldet das Programm ihm zurück: wenn du so weiterfliegst, bist Du in insgesamt 100 Stunden am Ziel und hast noch 10 Stunden (oder den vergleichbaren Euro-Betrag) im Tank.

Das klingt komplizierter, als es tatsächlich für den Mitarbeiter ist, denn IdeXs rechnet ihm das nach Ihren Vorgaben genau aus.

Sie können dabei individuell entscheiden wie Sie einzelnen Mitarbeiter am „Rest im Tank“ beteiligen möchten und wie viel davon dem Unternehmen zur Finanzierung zum Beispiel von iDeXs zusteht.

iDeXs ist nicht einfach eine Software auf einem angesagten Endgerät, iDeXs ist das Cockpit für den Erfolg Ihres Mitarbeiters und Ihres Unternehmens.